Государственный заказчик внедряет российскую систему управления проектами

Государственный заказчик в области градостроительной сферы ведет несколько крупных проектов на территории Москвы, на каждом из которых работает множество подрядчиков. Организация их деятельности требует больших трудозатрат: нужно агрегировать информацию, контролировать работы, отслеживать статусы и т.д.

Перед экспертами компаний «Цифровые практики» и «Айбим» стояла задача повысить качество еженедельных производственных совещаний заказчика с подрядчиками, в ходе которых рассматривали текущий статус проекта и сроки выполнения работ. Одна из причин, снижающих эффективность таких совещаний, – длинный путь трансформации данных от подрядчика к общей отчетности.

Антон Стебенюк, специалист по системам управления капитальным строительством Айбим:

Единого инструмента для планирования у участников проекта не было. Подрядчики работали в различных системах: Spider Project, MS Project, MS Excel. Сотрудники заказчика собирали аналитику по всем объектам и передавали ее руководству. Однако в процессе сбора информации не все удавалось корректно отобразить в отчетности, поэтому на совещаниях возникали коллизии из слов подрядчиков и данных заказчика.

При выборе решения для клиента мы руководствовались следующими критериями:

• Единая система для работы заказчика и всех подрядчиков.
• Наличие ролевого доступа, чтобы подрядчики сами могли вводить данные.
• Оперативное получение актуальной информации из системы для сотрудников заказчика.
• Эффективный инструмент для принятия управленческих решений.

На основе этих критериев мы предложили Plan-R – российскую цифровую платформу для планирования и контроля строительства. На вводной встрече с руководством заказчика и подрядчиками наши специалисты продемонстрировали функционал и преимущества системы. Клиенту понравились возможности ПО, и мы проработали следующий план внедрения:

1. Определение целей заказчика
2. Анализ организации проекта
3. Настройка системы
4. Подготовка специалистов заказчика и подрядчиков
5. Подготовка данных от подрядчиков
6. Опытная эксплуатация
7. Промышленная эксплуатация

Пилотный проект

В качестве пилотного проекта выбрали небольшой участок строящейся хорды. Всего в рамках инфраструктурного проекта планируется возвести около 100 км дорог, в том числе 56 искусственных сооружений (мосты, путепроводы, тоннели) и 11 пешеходных переходов.

Строительством хорды занимаются два генподрядчика, причем у одного из них 3 субподрядчика, у другого — 17. Можно представить, какой огромный объем данных собирали вручную сотрудники заказчика.

Как проходило внедрение

Чтобы не усложнять работу подрядчиков, мы решили адаптировать систему под привычные для участников проекта практики. Для этого мы детально изучили существующую отчетность и структуру графиков.

Основная часть нашей работы была связана с созданием облачного пространства в системе Plan-R под заказчика. Чтобы подрядчики могли видеть только свою часть работ, мы настроили ролевую матрицу. Среди сотрудников распределили уровни доступа: от операционного до стратегического.

Определенные трудности вызвала загрузка графиков в систему. Как говорилось выше, некоторые субподрядчики вели графики в других программах календарно-сетевого планирования. Они привыкли работать в них и не хотели тратить время на переход в новую систему. Поэтому поначалу графики в Plan-R заносили сотрудники генеральных подрядчиков.

Кроме того, на некоторых подобъектах вели график не на весь период строительства, а только на один месяц. То есть не было общей истории строительства в едином графике. По этой причине нельзя было проанализировать статус проекта даже в ближайшей перспективе: посмотреть, какие работы запланированы через два-три месяца, какие у них сроки и т.п.

Потребовалось определенное время, чтобы убедить всех участников проекта работать в Plan-R. Этого удалось добиться благодаря последовательной демонстрации преимуществ и возможностей нового продукта.

Антон Стебенюк, специалист по системам управления капитальным строительством Айбим:

Нам удалось внедрить систему в сжатые сроки – всего за 4 месяца. В процессе внедрения мы выполнили несколько циклов перепланирования. Также сопровождали специалистов на этапах загрузки графиков по подобъектам, выдачи недельно-суточных заданий, обновлении фактически выполненных объемов работ.

После успешного внедрения ПО специалисты компаний «Цифровые практики» и «Айбим» провели обучение для сотрудников заказчика, которое длилось пять дней. На шестой день мы организовали встречу, чтобы ответить на возникшие вопросы. В процессе работы на пилотном проекте мы также организовали обучение для сотрудников подрядчиков.

Результаты

Благодаря внедрению Plan-R сотрудники заказчика имеют доступ к актуальным данным по проекту. Они могут в любой момент сравнить фактические и планируемые показатели, сформировать отчет для руководства. На ежедневных планерках статистика из Plan-R используется для своевременного принятия управленческих решений и контроля за подрядчиками.

В итоге работа стала более прозрачной. Теперь не нужно вручную собирать данные из разных систем. Появилось больше времени, которое можно использовать на решение других задач.

Заказчик планирует использовать Plan-R на других объектах, в том числе для строительства новой автомобильной дороги, а мы продолжаем консультировать коллег по всем возникающим вопросам.

Рекомендуем пройти наш новый курс по C#: Программирование на C#
Размещаем информацию по курсам в телеграмм чате https://t.me/+B3kHPJ3U5Mw2OGEy

Подписывайтесь на наш telegram: