Статья-кейс о том, как бухгалтерия отказалась от ручной подготовки отчетов в Excel и перевела управленческую аналитику в BI-конструктор.

Когда процессов, связей и цифр становится все больше, а времени на анализ и принятие решений — меньше, мы стараемся найти оптимальный инструмент, который позволит нам с минимальным количеством усилий наглядно увидеть нужную информацию.

В этом году мы перешли от привычных таблиц в Excel к удобным графикам, диаграммам и сводкам, которые дает нам BI-отчетность в Битрикс24.

Мы ежемесячно формируем отчеты для подразделений нашей компании о суммах исходящих денежных потоков, то есть об оплатах внешним контрагентам. Руководитель одного из самых крупных подразделений обратился к нам с дополнительным запросом. Ему нужны были не только суммы, но и детализация по платежам: кто их инициировал и в чьих интересах — за что и какому подрядчику.

Как мы решали задачу раньше

Использовали оборотно-сальдовые ведомости и дополнительные отчеты рабочей бухгалтерской базы. В них мы руками выбирали группировки, которые максимально часто используются отделом-инициатором поставленной задачи. В нашем случае это были статьи движения денежных средств (ДДС). Перечислив их списком, выгружали отчет в Excel, пробегали его глазами на предмет случайно попавших «лишних» счетов, форматировали, добавляли фильтры и отдавали коллегам.

Почему это решение перестало нас устраивать

Среди основных недостатков такого подхода мы выявили для себя следующие:

ручные действия: всегда есть риск что-то забыть или пропустить, так как бухгалтер «набивает» статьи ДДС руками;
время: на подготовку отчета мы закладывали около часа времени опытного сотрудника, а новичок делал бы это дольше;
узкий анализ: на дополнительные запросы подразделения-заказчика мы ответить, к сожалению, уже не могли. Например, если руководитель хотел знать не только, сколько потратили, а в интересах кого это было сделано, наша бухгалтерская база не могла дать такой детализации. С точки зрения бухгалтерского учета нам эти детали не интересны.

Что мы сделали

Мы обратились к коллегам-аналитикам и самыми простыми словами описали свой запрос. Потом вместе проанализировали смарт-процесс «Счета», благодаря которому процессы оплаты в нашей компании построены линейно. Мы определили «ключевые» поля карточки смарта, данные из которых нам нужны.

Важно: смарт-процессы в Битрикс24 — это инструмент, который позволяет автоматизировать уникальные сценарии работы для специфических бизнес-задач. У каждого смарт-процесса есть карточка с собственным набором полей, в которых хранится нужная информация. Например, в нашем бизнес-процессе «Счета» это все реквизиты счета, этапы согласования, ответственные и т.д.

В карточке смарт-процесса можно создать дополнительные разделы с уникальными полями под конкретные запросы для анализа данных. Мы сформировали такой список:

компания-плательщик;
контрагент (с возможность заполнения по ИНН, что исключает ошибки);
предмет оплаты (любой согласующий по цепочке увидит эту информацию);
реквизиты счета;
сумма оплаты;
статья ДДС;
мероприятие (или событие), в рамках которого мы оплачиваем счет;
инициатор (кто хочет оплатить счет) и потребитель (для кого это нужно сделать);
договор (с кликабельной возможностью провалиться в него и сверить условия оплаты).

Что получилось в итоге

В результате мы создали дашборд и сразу несколько отчетов прямо внутри нашей CRM. Используя метод «конструктора», мы визуализируем привычные цифры, так как автоматическое преобразование показателей в графики и диаграммы доступно в режиме реального времени. Благодаря гибкой фильтрации мы можем настроить отчеты под различные запросы — собрать аналитику по подразделениям, конкретным менеджерам, событиям за нужный период времени.

После месяца тестирования мы сравнили данные из нового BI-отчета с информацией от бухгалтера, которая собрала все «старым» методом. Цифры сошлись, это дало нам основание отдать отчет в пользование подразделению-заказчику. Коллеги теперь самостоятельно контролируют свой бюджет и видят не только потраченные суммы, но и то, по чьей инициативе и в чьих интересах были выплаты.

BI-конструктор дает возможность скачать и выгрузить информацию в форматах jpeg и pdf — владелец отчета может это делать в пару кликов. Но здесь мы пошли еще дальше и настроили индивидуальные доступы руководителям — каждый из них теперь может самостоятельно заходить в отчет и, используя фильтры, выбирать необходимую для себя информацию.

Как мы используем дашборд

Если полей в карточке смарт-процессы достаточно, то BI-аналитику можно значительно расширить. Наш дашборд дополнительно показывает:

Количество утвержденных оплат. Сколько счетов мы оплатили за выбранный период времени. График иллюстрирует нагрузку бухгалтера в зависимости от дня недели или месяца, что дает возможность спланировать отсутствие специалиста или не упустить момент пиковой активности, чтобы не нагружать сотрудника в это время дополнительными задачами.

Аналитика по ответственным за утверждение оплаты. В компании может быть несколько руководителей, согласующих оплату, например, не только генеральный директор, но и руководители подразделений. В этом случае отчет покажет степень вовлеченности и, соответственно, нагрузки руководителей.

Статистика по инициаторам платежей. Отчет показывает, какой менеджер сколько счетов заводит. Анализировать данные можно как в разрезе суммы, так и в разрезе количества — активность сотрудников прозрачна и измерима.

Качество запрашиваемых оплат. У себя в смарт-процессе на оплату мы выделили стадию проблемных оплат. Сюда бухгалтер отправляет процесс, если с ним что-то не так — некорректный счет, ошибка в расчетах, оплата по неподписанному договору, дубли. Теперь можно оценить качество работы менеджеров: большое количество счетов на оплату еще не означает высокую эффективность, важно все делать правильно.

Среднее время движение счета. В этом отчете видно, сколько времени требуется на одну оплату в полном цикле: сотрудник запрашивает оплату — руководители ее утверждают — бухгалтер проверяет, оформляет платеж и отправляет его через банк.

Лидеры и аутсайдеры. Важной задачей бухгалтера является не только провести оплату, но и подтвердить ее потом закрывающими документами. Используя связи между смарт-процессами, мы настроили возможность из смарта на оплату создавать задачу на предоставление подтверждающих документов (актов, накладных, счетов-фактур). BI-отчет показывает, кто из менеджеров отрабатывает этот вопрос более качественно, а кто задерживает и подводит. Для нас это инструмент не только контроля, но воздействия. Мы можем оперировать данными этого отчета в спорных ситуациях, ведь не все линейные менеджеры ответственно относятся к документам, считая, что при проведенной оплате их роль в цикле документооборота завершена.

События. Если компания ведет активную деятельность — проводит мероприятия, участвует в совместной работе с партнерами, организует тимбилдинги и корпоративы, и при этом принято решение не нагружать рабочую бухгалтерскую базу дополнительной аналитикой, то BI-конструктор выполнит и этот запрос — управленческий анализ не всегда будет идентичен с бухгалтерскими данными, но даст более реальную картинку, на что тратятся деньги. Работать это будет так:

в карточке Смарта на оплату счета нужно предусмотреть поле «Мероприятие»
при заведении оплаты (расходы на участие, рекламу, авиабилеты сотрудникам; услуги фотографа) заполнить его, например, указать «Выставка, г. Москва, июнь 2026 г.»;
воспользовавшись фильтром по мероприятию, получить все затраты, которые были произведены.

Эффект от использования BI-аналитики

С использованием BI-анализа мы многократно ускорили получение отчетности. Благодаря этому руководители отслеживают ключевые метрики и планируют свои бюджеты в режиме реального времени.

И самое главное — исключена ситуация, когда разные отделы предоставляют противоречивые данные по одному и тому же вопросу. Теперь все оперируют цифрами из единого источника. Это выводит управленческий анализ на совершенно новый качественный уровень.

Автор статьи: Мария Ковалева, заместитель главного бухгалтера в Битрикс24